Ako postoji jedna stvar u koju smo sigurni u ovom moru uredbi i odredbi koju nam pa skoro svakodnevno serviraju sa svih strana to je da ih, kao odgovorni poduzetnici, moramo ispunjavati.

Način na koji ćemo se nositi sa svim tim izazovima pravne države ovisi naravno i o tipu ličnosti, klasifikaciji osobnosti, vremenu, horoskopu, feng shuiju, kako nam je pao grah i na koju nogu smo ustali taj dan. U svakom slučaju obaveze koje kao poduzetnici, poslodavci i porezni obveznici imamo nam neće pobjeći, to sigurno, eventualno će se gomilati i mijenjati obličja.

I bez obzira na grah i mjesečeve mijene najprikladniji način je uhvatiti se s njima u koštac i pokušati si olakšati na što više mogućih načina.

Često se na svojim radnim mjestima susrećemo s poslovima koji se ne čine da su u našoj domeni, koji često nisu popraćeni nekim kronološkim strukturama izvršavanja i koji nam na prvom koraku zvuče pomalo apstraktno. Ipak, činjenica da kao pošten radnik želimo biti plaćeni za izvršeni posao, nije toliko apstraktna.

Svaki odgovorni poslodavac dužan je radnicima obračunati plaće prema redovnoj satnici rada. Uz to je dužan i evidenciju radnog vremena svojih radnika kao i podatke o samim radnicima čuvati kao dokumentaciju trajne vrijednosti. Postoji nešto što se zove Zakon o radu a s njime i brojni pravilnici koji detaljnije propisuju sadržaj i način vođenja evidencije.

Podaci o radnom vremenu mogu se voditi pisano na papiru ili u elektroničkom obliku. Osim evidencije o radnicima poslodavac je dužan evidentirati i rad osoba koje mu je povremeno ustupilo s njim povezano društvo, rad osoba koji se nalaze na stručnom osposobljavanju za rad, redovitim studentima i učenicima koji rade posredstvom ovlaštenih studentskih centara i srednjoškolskih ustanova, i redovitim učenicima na praktičnoj nastavi (praksi) i vježbama te osobama koje kod poslodavca obavljaju rad za opće dobro (volontiranje).

Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima detaljno propisuje sadržaj i način vođenja evidencije te sve podatke koji su obvezni za evidentiranje. Obvezni podaci podrazumijevaju ime i prezime, OIB, spol, datum rođenja, državljanstvo, prebivalište, boravište (ili dozvolu za boravak), stručno obrazovanje, datum početka rada, naznaku o broju radnih sati po ugovoru i ostale podatke koji se mogu ticati privremenog ustupanja radnika u povezano društvo ili primjerice trajanje rada u inozemstvu u slučaju upućivanja radnika u inozemstvo, vrijeme mirovanja radnog odnosa, ako je do mirovanja došlo prilikom neplaćenog dopusta, rodiljnih dopusta i dr.

Također u trenutku prekida radnog odnosa obaveza poslodavca je zabilježiti i datum i razlog prestanka radnog odnosa.

Osim ovih podataka obaveza poslodavca je bilježiti i druge podatke koji radniku omogućuju ostvarenje pojedinih prava proizašlih iz radnog odnosa ili koji su u vezi s radnim odnosom poput mirovinskog staža, smanjenja radnih sposobnosti, invalidnosti radi ostvarivanja invalidske mirovine te ostale podatke poput slučaja u kojem radnik radi u nepunom radnom vremenu te podatke o ostalim poslodavcima i slično.

U svim tim koracima, pravilnicima, zakonima i inim možemo izgubiti sate i dane svog radnog vremena koje bismo ipak htjeli ili trebali usmjeriti izvršavanju svoje osnovne djelatnosti, one koja nam donosi prihod. Vjerujemo da ste kao odgovoran poslodavac i sami pročešljavali Pravilnike o vođenju evidencije radnog vremena, boreći se s idejom kako sistematizirati sve potrebne podatke i kako ih najlakše sabrati svaki mjesec jednom, ili više puta mjesečno, budući da radnik ima pravo na svoj zahtjev u svakom trenu pogledati podatke i evidenciju koji se tiču njega kao osobe u radnom odnosu.

Naša državna administracija je, poput vas, vrlo revan organ pa nas unatoč viđenom, pročitanom i sažetom, svakih nekoliko mjeseci iznenadi nova odredba. (Zašto sad, a baš sam si složila super „excelicu“ s kojom sam si skratila posao?!). Pa iako je vrlo pohvalno zaposliti još jednog radnika koji će samo voditi brigu o dolascima i odlascima ostatka radnika te time smanjiti poražavajuću statistiku nezaposlenosti, jasno je da nam to financije ponekad ne dopuštaju. Sretnici smo u tome što se u ovo doba velikih zahtjeva papirologije i administracije možemo okrenuti digitalnoj opciji u obliku virtualnih asistenata i pronaći svoje saveznike u ovoj suvremenoj borbi s vjetrenjačama.

Gledano iz perspektive poslodavca sistematizirana evidencija radnika nosi sa sobom određenu dozu kontrole. Kontrole, prvenstveno radnog vremena koje tako može biti iskorišteno ekonomičnije i produktivnije. I radnicima koji „stvarno rade“ (i onima za koje možda poslodavac ima krivu percepciju da zabušavaju), evidentirani dolasci i odlasci idu samo u prilog. Detaljnim bilježenjem radnog vremena poslodavac ima mogućnost stvoriti veću produktivnost i organiziranost rada i radnog vremena te izgraditi bolji kolektiv sa zdravim međuljudskim odnosima. Budući da sigurno jednu trećinu svog života, u nekim slučajevima i više, provodimo na radnom mjestu, nisu li zdravi i prijateljski međuljudski odnosi ono što svi priželjkujemo u svom okruženju?